Hotel Eindhoven-Cocagne vindt uw privacy belangrijk. Wij verwerken uw persoonsgegevens daarom op zorgvuldige wijze en houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Hotel Eindhoven-Cocagne verwerkt dagelijks persoonsgegevens. Indien u gebruikmaakt van onze diensten of Hotel Eindhoven-Cocagne bezoekt, verwerken wij mogelijk persoonsgegevens van u. In deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel wij dit doen, op welke grondslag dit gebeurt en hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen.
1. Toepasselijkheid Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en handelingen van Hotel Eindhoven-Cocagne die verband houden met de diensten die wij aanbieden of faciliteren.
De Privacyverklaring is niet van toepassing op activiteiten die verband houden met sollicitanten en personeel. Hiervoor kan een afzonderlijke privacyverklaring gelden.
De Privacyverklaring is tevens niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door externe partijen waarvan Hotel Eindhoven-Cocagne persoonsgegevens ontvangt, zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers en sociale mediabedrijven. Voor de wijze waarop deze organisaties persoonsgegevens verwerken, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van de betreffende organisaties.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Door gebruik te maken van onze producten en diensten kan Hotel Eindhoven-Cocagne persoonsgegevens van u verwerken.
Wanneer wij op grond van toepasselijke privacywet- en regelgeving verplicht zijn om vooraf toestemming te vragen voor het verwerken van persoonsgegevens, verwerken wij deze gegevens pas nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.
3. Aard, doel, grondslag en bewaartermijn van de verwerking van persoonsgegevens
Hotel Eindhoven-Cocagne verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op basis van verschillende wettelijke grondslagen. Indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derde partijen. Hieronder vindt u een overzicht.
Aard
Persoonsgegevens
Doel
Grondslag
Delen met derden
Bewaartermijn
Kamer- en zaalboekingen
Titel; naam; adres; woonplaats; geboortedatum; telefoonnummer; e-mailadres; handtekening; account-ID; transactiegegevens; gegevens met betrekking tot betalingen. Bij zakelijke boekingen aanvullend: naam en (adres)gegevens van werkgever en/of opdrachtgever.
Het boeken of aanvragen van een kamer, vergaderruimte, zaal en/of andere hotelfaciliteit.
Wettelijke verplichting; uitvoering van overeenkomst; toestemming; gerechtvaardigd belang.
Reserverings-, hotelmanagement-, betalings- en IT-systemen die Hotel Eindhoven-Cocagne gebruikt voor het uitvoeren van de reservering.
2 jaar
Restaurantreserveringen
Titel; naam; contactgegevens; eventuele door u opgegeven allergieën en dieetwensen.
Het maken en uitvoeren van een restaurantreservering en het verwerken van uw wensen met betrekking tot de reservering.
Uitvoering van overeenkomst; toestemming.
Reserveringssystemen en andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de reservering.
2 jaar
Contactverzoeken, klachten en opmerkingen
Titel; naam; adres; woonplaats; e-mailadres; telefoonnummer; door u verstrekte inhoud zoals e-mailberichten en chatgesprekken.
Het beantwoorden en behandelen van vragen, klachten, opmerkingen en andere contactverzoeken.
Uitvoering van overeenkomst; toestemming; gerechtvaardigd belang.
Indien noodzakelijk, betrokken dienstverleners.
1 jaar
Beoordelingen
Naam; e-mailadres; woonplaats; leeftijd en door u verstrekte beoordeling.
Gasten de mogelijkheid bieden om een beoordeling over Hotel Eindhoven-Cocagne of haar dienstverlening achter te laten.
Toestemming.
Partijen die namens Hotel Eindhoven-Cocagne beoordelingen verzamelen of publiceren.
Gedurende de toestemming of zolang dit noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Feedback
E-mailadres en door u verstrekte feedback.
Het verzamelen van feedback om onze dienstverlening te beoordelen en verbeteren.
Toestemming; gerechtvaardigd belang.
Feedback- en onderzoeksplatformen die door Hotel Eindhoven-Cocagne worden gebruikt.
Gedurende de toestemming of zolang dit noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Camerabeveiliging
Uw uiterlijk voorkomen en andere zichtbare kenmerken die op camerabeelden voorkomen.
Het bevorderen van de veiligheid van onze gasten, medewerkers en bezittingen en het voorkomen en onderzoeken van diefstal en andere onregelmatigheden.
Gerechtvaardigd belang.
Indien noodzakelijk politie, justitie of andere bevoegde instanties.
In beginsel maximaal 4 weken, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een incident of wettelijke verplichting.
Kentekenregistratie
Kenteken.
Registratie van bezoekers, toegang tot parkeerfaciliteiten en eventueel betaling van parkeergelden.
Uitvoering van overeenkomst; gerechtvaardigd belang; toestemming waar vereist.
Parkeer- en betalingsdienstverleners indien van toepassing.
In beginsel maximaal 2 weken, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is.
U op de hoogte houden van aanbiedingen, nieuws, acties en relevante serviceberichten.
Toestemming.
E-mailmarketing- en communicatiedienstverleners die namens Hotel Eindhoven-Cocagne berichten versturen.
Totdat u uw toestemming intrekt of zich uitschrijft.
Prijsvragen en winacties
Naam; contactgegevens en eventuele andere voor deelname noodzakelijke gegevens.
Het organiseren en uitvoeren van prijsvragen en winacties, het bepalen en informeren van winnaars en het uitreiken van prijzen.
Toestemming; uitvoering van overeenkomst.
Indien noodzakelijk partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de actie of het verstrekken van de prijs.
In beginsel maximaal 1 jaar na afloop van de actie.
Sociale media
Naam; gebruikersnaam; profielfoto; openbare profielinformatie; reacties, berichten en andere gegevens die u via sociale media met ons deelt.
Het onderhouden van contact via sociale media, beantwoorden van vragen en reacties en uitvoeren van marketingactiviteiten.
Toestemming; gerechtvaardigd belang.
Sociale mediaplatformen zoals Meta, LinkedIn en andere platforms waarop Hotel Eindhoven-Cocagne actief is.
Afhankelijk van het platform, de verwerking en uw instellingen bij het betreffende platform.
Verwerking gegevens minderjarigen
Naam; geslacht; geboortedatum en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor een verblijf of reservering.
Het verwerken van een hotelreservering of verblijf waarbij minderjarigen betrokken zijn.
Uitvoering van overeenkomst; wettelijke verplichting; toestemming van ouder of voogd waar vereist.
Afhankelijk van het type reservering of dienstverlening.
Afhankelijk van het type verwerking.
4. Verstrekken en delen van uw gegevens met derde partijen
4.1 Doorgifte van uw persoonsgegevens
Om onze diensten te kunnen leveren en het gewenste niveau van gastvrijheid en service te kunnen bieden, kan Hotel Eindhoven-Cocagne persoonsgegevens delen met dienstverleners en andere derde partijen.
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer:
dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
hiervoor een wettelijke verplichting bestaat;
wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben;
of u hiervoor toestemming heeft gegeven.
Wanneer een derde partij persoonsgegevens namens Hotel Eindhoven-Cocagne verwerkt, maken wij waar nodig afspraken met deze partij over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Persoonsgegevens kunnen onder andere worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers:
Evenementorganisaties en bedrijven: Wanneer u Hotel Eindhoven-Cocagne bezoekt als onderdeel van een groepsevenement, bijeenkomst of meeting, kunnen gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie hiervan worden gedeeld met de organisator van het evenement of de bijeenkomst.
IT- en softwareleveranciers: Hotel Eindhoven-Cocagne maakt gebruik van verschillende systemen en software voor onder andere reserveringen, betalingen, communicatie, marketing en de dagelijkse hoteloperatie. Indien noodzakelijk kunnen persoonsgegevens door deze dienstverleners namens ons worden verwerkt.
Betalingsdienstverleners: Voor het verwerken van betalingen kunnen noodzakelijke persoonsgegevens en betaalgegevens worden gedeeld met betalingsdienstverleners en financiële instellingen.
Boekingsplatformen en reisorganisaties: Wanneer u via een externe boekingswebsite, reisorganisatie of online travel agent reserveert, kunnen de gegevens die noodzakelijk zijn voor uw reservering worden gedeeld tussen deze partij en Hotel Eindhoven-Cocagne.
Marketing- en communicatiedienstverleners: Wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer een andere geldige grondslag bestaat, kunnen wij gebruikmaken van externe partijen voor het verzenden van nieuwsbrieven, analyseren van websitegebruik en uitvoeren van marketingactiviteiten.
Overheidsinstanties: Hotel Eindhoven-Cocagne kan persoonsgegevens delen indien dit noodzakelijk is om geldende wet- en regelgeving na te leven; te reageren op geldige verzoeken van overheidsinstanties; uitvoering te geven aan gerechtelijke bevelen; wettelijke procedures na te leven; de rechten, privacy, veiligheid en eigendommen van Hotel Eindhoven-Cocagne, haar gasten of medewerkers te beschermen; fraude of andere onrechtmatige activiteiten te voorkomen of onderzoeken; of te reageren op een noodgeval.
4.2 Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER
Het kan voorkomen dat een dienstverlener persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Hotel Eindhoven-Cocagne ervoor dat passende maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen, overeenkomstig de geldende privacywet- en regelgeving.
Wij verlangen van onze dienstverleners dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen.
4.3 Ontvangst van persoonsgegevens
Voor het leveren van onze diensten kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van andere organisaties. Het kan onder andere gaan om de volgende bronnen:
Boekingsorganisaties en online travel agents: Hotel Eindhoven-Cocagne is via verschillende externe boekingswebsites en apps te reserveren. Wanneer u via een dergelijke partij een reservering maakt, worden de voor uw reservering noodzakelijke gegevens aan Hotel Eindhoven-Cocagne doorgegeven.
Werkgever of opdrachtgever: Indien u zakelijk in Hotel Eindhoven-Cocagne verblijft of deelneemt aan een zakelijke bijeenkomst, kan uw werkgever of opdrachtgever persoonsgegevens van u aan ons verstrekken.
Evenementorganisaties: Wanneer u deelneemt aan een evenement, bijeenkomst of meeting bij Hotel Eindhoven-Cocagne, kan de organisator persoonsgegevens aan ons verstrekken die noodzakelijk zijn voor de organisatie en uitvoering hiervan.
Sociale media: Wanneer u via een sociaalmediaplatform contact met ons opneemt of interacteert met onze accounts, kunnen wij bepaalde gegevens ontvangen die u via het betreffende platform beschikbaar stelt.
5. Cookies
Hotel Eindhoven-Cocagne maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op haar website.
In ons afzonderlijke cookiebeleid leest u welke cookies wij gebruiken, voor welke doeleinden deze worden geplaatst en hoe u uw cookievoorkeuren kunt beheren.
6. Beveiliging en maatregelen
Hotel Eindhoven-Cocagne neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Toegang tot persoonsgegevens door medewerkers van Hotel Eindhoven-Cocagne vindt alleen plaats wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden, volgens het need-to-knowprincipe.
Wij beoordelen periodiek de beveiliging van onze gegevensverwerkingen en onderliggende IT-systemen. Wanneer gegevensverwerkende processen worden uitbesteed aan derde partijen, maken wij waar noodzakelijk afspraken over de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens. De getroffen maatregelen zijn in lijn met de geldende privacywet- en regelgeving.
Absolute beveiliging van persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd. Indien ondanks onze beveiligingsmaatregelen een beveiligingsincident plaatsvindt, nemen wij passende maatregelen om de mogelijke gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.
7. Uw rechten
Als gast van Hotel Eindhoven-Cocagne of bezoeker van onze website heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
1. Recht op inzage
U heeft het recht om Hotel Eindhoven-Cocagne te vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken.
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u het recht om inzage te krijgen in deze persoonsgegevens en informatie te ontvangen over onder andere de doeleinden van de verwerking, eventuele ontvangers en de bewaartermijn.
2. Recht op rectificatie
Wanneer persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze gegevens te corrigeren of aan te vullen.
3. Recht op verwijdering
U kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer:
de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld;
u uw toestemming intrekt en er geen andere grondslag voor de verwerking bestaat;
persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt;
wij op grond van een wettelijke verplichting verplicht zijn de gegevens te verwijderen.
4. Recht op beperking
Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Dit kan bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
5. Recht op overdraagbaarheid
Wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd wordt uitgevoerd, kunt u onder bepaalde omstandigheden verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
Waar technisch mogelijk kunt u ons ook verzoeken deze gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen.
6. Recht op bezwaar
U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft in het bijzonder het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw persoonsgegevens gebruiken voor directe marketingdoeleinden.
7. Toestemming intrekken
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die hebben plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.
Uitoefenen van uw rechten
Wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van bovenstaande rechten, kunt u hiervoor contact opnemen met Hotel Eindhoven-Cocagne via info@eindhovencocagne.nl.
Wij kunnen u vragen zich te identificeren wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of gewijzigd.
Wij behandelen uw verzoek binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn. Indien wij meer tijd nodig hebben, informeren wij u hierover.
Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij op grond van toepasselijke wet- en regelgeving geheel of gedeeltelijk weigeren om aan een verzoek te voldoen. In dat geval informeren wij u over de reden hiervan.
8. Contact
Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Hotel Eindhoven-Cocagne. Vermeld bij een privacyverzoek duidelijk dat het om een privacyvraag of privacyverzoek gaat, zodat wij uw verzoek op de juiste wijze kunnen behandelen.
Contactgegevens
Hotel Eindhoven-Cocagne, Vestdijk 47, 5611 CA Eindhoven. E-mail info@eindhovencocagne.nl.
9. Wijziging van de Privacyverklaring
Hotel Eindhoven-Cocagne kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie van de Privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van Hotel Eindhoven-Cocagne.
Wij raden u daarom aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
10. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op deze Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Privacyverklaring worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.